Pemesanan
Kamar Hotel adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh calon tamu hotel untuk
memesan sejumlah kamar dan fasilitas lain yang diperlukan untuk masa yang akan
datang.
a)
Klasifikasi reservasi
1
Individual
Reservation
Reservasi pemesanan kamar untuk seorang calon tamu, pasangan atau sebuah
keluarga. Reservasi ini biasanya dilakukan sendiri oleh calon tamu atau oleh
agen. Harga yang diberikan adalah harga normal atau harga paket (Normal Rates/ Package Rates/ Family Plan Rates).
2
Group/
Tour Reservation
Reservasi pemesanan kamar yang dibuat oleh agen perjalanan dan biasanya
secara spesifik satu jenis kamar. Seringkali harga yang diberikan adalah harga
diskon (Discount Rates/ Group Rates).
3
Conference
Reservation
Reservasi pemesanan kamar untuk sebuah rombongan yang akan melakukan
eksibisi atau pertemuan di hotel. Reservasi
ini biasanya dibuat oleh sebuah organisasi, perusahaan atau suatu asosiasi. Harga
yang diberikan biasanya adalah harga komersial (Commercial Rates).
b) Macam-macam reservasi
1
Guaranteed
Reservation
Guaranteed Reservation adalah suatu reservasi pemesanan kamar yang
disertai dengan jaminan. Tujuan dari penjaminan ini adalah untuk mendapatkan
kepastian dari pihak hotel atas pemesanan kamar yang telah dilakukan. Hal ini
biasanya dilakukan pada saat musim ramai (Peak Season/ High Season).
Adapun jenis-jenis dari Guaranteed Reservation adalah :
a.
Pre-payment
Adalah
pembayaran yang dilakukan oleh para calon tamu untuk sejumlah harga kamar dan
fasilitas yang dipesan selama tinggal sebelum mereka mempergunakan
fasilitas/menempati kamar. (Full payment is required before the day of
arrival).
b.
Credit Card
Jaminan pemesanan kamar dengan menggunakan
tagihan Kartu Kredit.
c.
Advance Deposit
Adalah
pembayaran yang dikirimkan/dibayarkan oleh calon tamu kepada pihak hotel dalam
jumlah tertentu paling sedikit harga kamar untuk satu malam atau lebih dan
kurang dari harga keseluruhan selama tinggal.
d.
Contractual Agreement (Corporate)
Sebuah bentuk kerjasama dimana perusahaan menyetujui untuk membayar
sejumlah kamar kepada pihak hotel. Pembayaran tersebut dilakukan bila kamar
digunakan atau tidak digunakan.
e.
Travel Agent
Penjaminan pemesanan kamar
yang dilakukan oleh pihak Biro Perjalanan.
2
Non-guaranteed
Reservation
Non-guaranteed Reservation adalah suatu pemesanan kamar yang tidak
disertakan jaminan apapun. Pihak hotel hanya akan memastikan kamar yang telah
dipesan tersedia, sampai pada batas waktu yang telah ditentukan saat tanggal
kedatangan. Biasanya batas waktu tersebut adalah pukul 18.00 waktu setempat.
Hal ini sering disebut juga dengan istilah state reservation cancellation
time.
c) Alat, media, metode atau cara reservasi
Alat, media, metode atau cara yang digunakan oleh calon tamu dalam
melakukan pemesanan kamar antara lain :
1.
Telephone
2.
Letter
3.
Facsimile
4.
E-mail (Hotel Web Site)
5.
Computer Terminal
6.
Personal
7.
Sumber pemesanan kamar.
1.
In Person (Direct Reservations)
2.
Airline
3.
Travel Agent (Agencies)
4.
Company/ Corporate
5.
Inters All Agency (Airline Reservation Office, Car
Rental Companies, Even Organizer and Hotel Properties)
d) Sistem penanganan reservasi
1. Manual System (Penanganan Reservasi Dengan
Cara Manual)
a.
Seluruh informasi pemesanan kamar dicatat pada formulir
reservasi (Reservation Form) kemudian data reservasi dipindahkan pada Slip atau
Buku Harian Reservasi (Reservation Slip/ Diary)
b.
Tabel yang digunakan biasanya adalah Conventional
Reservation Chart (CRC) atau Density Chart dimana seluruh pemesanan kamar yang
telah diterima dimasukkan pada tabel tersebut berdasarkan bulan.
2.
Computerized Reservation System (Penanganan
Reservasi Dengan Sistem Komputer)
Computerized System dapat
digunakan sebagai bagian dari Manual System. Informasi data pemesanan kamar
dicatat pada Formulir Pemesanan Kamar secara manual, kemudian data tersebut
dipindahkan ke dalam komputer.
e) Penanganan
Reservation Amendment, Cancellation, and No- Show
1. Amendment of Reservation
Yang dimaksud dengan amendment of a reservation adalah
perubahan yang terjadi atas suatu pemesanan kamar yang telah dilakukan. Perubahan tersebut biasanya dilakukan oleh
calon tamu dengan alasan tertentu. Perubahan yang sering terjadi atas suatu
pemesanan kamar antara lain :
a) Perubahan tanggal tiba atau tanggal
berangkat
b) Perubahan jenis kamar atau jumlah tamu
yang menginap
2. Cancellation of Reservation
Cancellation of reservation adalah pembatalan atas suatu pemesanan kamar
yang telah dilakukan karena alasan tertentu.
3. No-Show (DNA: Do Not Arrival)
Adalah tamu yang telah memiliki pemesanan kamar namun tidak datang tanpa
pemberitahuan sebelumnya:
f) Jenis-jenis
laporan bagian reservasi
Langkah terakhir pada suatu proses pemesanan kamar adalah melengkapi
laporan-laporan reservasi. Dengan adanya laporan-laporan tentang reservasi maka
hotel dapat memaksimalisasi tingkat penjualan kamar (Room Sales) dengan
melalukan pengawasan yang akurat tentang Room availability (Kamar yang tersedia
untuk dijual) dan Forecasting of Potential Room Sales (Ramalan tentang
potensial penjualan kamar dimasa mendatang). Tiap-tiap hotel memiliki
jenis-jenis laporan reservasi yang berbeda, hal ini sangat tergantung pada
kebutuhan management. Namun secara umum jenis-jenis laporan tentang reservasi
dapat dilihat dibawah ini.
1. Reservation Transaction Report
Ringkasan tentang kegiatan
reservasi di hotel yang disusun secara harian. Laporan ini memberikan ringkasan
tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan-perubahan reservasi dan
pembatalan.
2. Expected Arrival and Expected Departure List
Daftar tamu yang diharapkan tiba dan berangkat pada tanggal tertentu.
3. Room Availability Report
Daftar yang memberikan
informasi tentang kamar-kamar yang tersedia dan yang dijual.
4. Group Status Report
Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk
informasi tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan yang
menggunakan jaminan atau tidak menggunakan jaminan.
5. Special Arrival List
Daftar tentang tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan permintaan
khusus.
6. Turn-away Report
Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak (hal ini biasanya dilakukan
bila hotel mengalami Fully Booked atau Over Booking)
7. Revenue Forecast Report
Laporan tentang pendapatan penjualan kamar yang diproyeksikan dimasa yang
akan datang.
8. Reservation Histories
Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu,
kamar terisi, sumber pemesanan, no-shows, walk-in, overstays dan understays
Tidak ada komentar:
Posting Komentar