Hidup ini indah apa bila bisa bersyukur dan memaknainya dengan positif...

Minggu, 17 Maret 2013

JENIS HARGA KAMAR DAN METODE PEMBAYARANNYA



Jenis harga kamar
Pada dasarnya hanya ada dua jenis harga kamar di hotel yaitu harga kamar normal dan harga kamar khusus. Harga kamar normal(rack rate/publish rate/normal rate) adalah harga kamar normal/tidak diskon untuk setiap kamarnya, sedangkan harga kamar khusus adalah harga kamar khusus yang diberlakukan/ dibedakan sesuai dengan jenis tamu, fasilitas, event, hari dsb. Beberapa contoh harga kamar khusus yaitu:
1.     Walk-in guest rate. Khusus untuk tamu hotel yang datang ke hotel tanpa melakukan pemesanan kamar sebelumnya. Ada hotel yang memberikan harga tertentu tetapi masih ada ruang untuk ditawar sampai ke harga yang paling rendah, yang menjadi patokan bagi hotel (buttom rate).
2.     Group rate. Grup adalah tamu dari satu perusahaan atau kelompok yang memesan kamar di hotel untuk hari tertentu dengan jumlah kamar minimal 8 kamar. Mereka bisa datang bersama-sama dan juga secara sendiri-sendiri. Hanya saja, mereka dalam satu perusahaan atau rombongan yang sama untuk menginap di hotel yang sama.
3.     Travel agent rate. Harga kamar untuk travel agent, bahkan ada hotel yang memasang harga kamar terendah untuk kelompok travel agent. Biro perjalanan untuk mendapatkan harga rendah karena mereka adalah salah satu urat nadi suatu hotel yang terus mensuplai tamu secara terus menerus, sehingga travel agent yang satu mendapatkan harga yang berbeda untuk hotel, dengan harga hotel yang lain.
4.     Corporate rate adalah harga kamar khusus untuk tamu yang berasal dari perusahaan tertentu. Namun harga khusus ini juga diberlakukan untuk tamu langganan.
5.     Embassy rate adalah harga untuk para tamu yang berasal dari kedutaan suatu negara.
6.     Airline crew rate adalah harga kamar untuk awak pesawat baik pilot maupun awak kabin atau pramugara dan pramugari serta bagian keamanan.
7.     Airline passenger rate. Harga kamar untuk penumpang pesawat terbang adalah mereka yang naik pesawat terbang ke suatu tempat tetapi karena jadwal penerbangannya menghendaki mereka harus tinggal semalam di hotel, mereka harus menginap di suatu hotel. Untuk mereka yang naik pesawat terbang tersebut ada satu kontrak harga, yang biasanya diwakili dari perusahaan penerbangan dengan pihak hotel untuk menandatangani kerja sama yang disepakati bersama.
8.     Week end rate rate. Harga kamar khusus untuk tamu yang menginap di hotel pada hari Jumat, Sabtu, dan Minggu. Pada hotel bisnis, pada akhir pecan biasanya ada harga yang sedikit lebih rendah dari harga kamar pada waktu hari biasa, karena kebanyakan tamu yang datang ke hotel tersebut adalah untuk bisnis, pertemuan, dan konferensi. Sedangkan untuk hotel resort atau yang terletak di daerah tujuan wisata, pada akhir pekan dan hari libur, hotelnya malah ramai dan cenderung penuh. Oleh karena itu, harga kamar di akhir pekan biasanya lebih tinggi dibandingkan dengan weekdays.
9.     Membership card rate. Harga kamar khusus untuk tamu yang sudah menjadi anggota/klub suatu hotel. Keanggotaan ini diberikan kepada orang yang mendaftar sebagai anggota dengan membayar sejumlah uang keanggotaan. Mereka akan memperoleh fasilitas yang cukup banyak, baik potongan harga khusus maupun berbagai kemudahan untuk menggunakan fasilitas yang ada di hotel.
10.            Hoteliers rate. Harga kamar khusus biasanya berkisar pada 40-60% diskon dari harga jual umum (published rate) untuk orang yang bekerja di hotel tertentu. Orang hotel diberikan harga kamar khusus sebagai refleksi dari fasilitas yang juga diberikan jika kita bermalam di hotel lain, sehingga menjadi satu rangkaian semacam ketentuan tidak tertulis.
11.            Press rate. Para wartawan juga mendapatkan harga khusus jika mereka hendak bermalam di hotel. Ini dimungkinkan terutama untuk suatu hotel besar yang mempunyai banyak tipe kamar dan juga relasi yang sangat luas. Wartawan adalah bagian dari pemasaran hotel, khususnya ada kedekatan dengan bagian Public Relations suatu hotel untuk melakukan promosi, press release, press conference, dan lain sebagainya.
12.            Government rate. Tamu yang berasal dari kantor pemerintahan seperti Departemen Dalam Negeri, Tenaga Kerja, Imigrasi, Kepolisian, TNI, Perhubungan, Pertambangan dan Energi, Kesehatan, dan lain sebagainya, juga mendapatkan pengelompokan harga kamar tersendiri.
13.            Long staying guest rate. Batasan dari long staying adalah tamu yang bermalam di hotel untuk jangka waktu dua minggu atau lebih. Ada juga hotel yang menetapkan lama tinggal tamu minimal satu minggu, tetapi ada juga yang memberlakukan tamu yang menginap selama minimal satu bulan. Hal itu tergantung dari jenis hotel dan tingkat kesibukan serta bisnis di hotel tersebut. Tamu yang berencana tinggal untuk masa menginap yang lama sesuai dengan kategori long stay guest akan diberikan harga kamar khusus yang lebih rendah dari published rate, atau tamu individu yang tinggalnya hanya satu atau dua hari.
14.            Certain packages rate. Certain packages adalah kata lain dari paket khusus yang ditawarkan di hotel. Paket khusus tersebut, antara lain paket liburan, paket bisnis, paket hemat, paket lebaran, paket natal, paket tahun baru, paket belanja, dan berbagai macam paket yang lain. Penjualan sistem paket berkaitan dengan penjualan kamar di hotel yang juga mengikutsertakan penjualan bagian fasilitas hotel yang lain. Misalnya, harga yang ditawarkan kepada pelanggan, untuk paket liburan, sudah termasuk biaya akomodasi, makan pagi termasuk dua anak di bawah dua belas tahun, gratis penggunaan taman bermain, gratis masuk ke kolam renang, serta ada penambahan gratis untuk kue tertentu serta es krim. Dalam paket bisnis dijual ke tamu dengan satu harga yang sudah meliputi harga kamar, penggunaan ruang meeting, pemakaian fasilitas pusat bisnis serta sarapan pagi dan makan siang di restoran.

Metode pembayaran
Metode/jenis pembayaran yang lazim digunakan di hotel yaitu:
1.     Cash tunai dapat berupa mata uang rupiah atau mata uang asing.
2.     Credit card visa, mastercard, JCB, BCA card, AMEX, dinners club.
3.     Travel cheque. Cek yang dikeluarkan oleh suatu bank dengan jumlah sesuai dengan yang tertera pada kertas. Travel cheque ini khusus untuk orang yang melakukan perjalanan luar negeri.
4.     Travel agent voucher. Alat pembayaran yang berupa voucher yang dikeluarkan oleh perusahaan biro perjalanan.
5.     Company legder with guarantee letter: Pembayaran yang akan ditagihkan ke perusahaan dengan surat jaminan dari perusahaan tersebut.

Minggu, 10 Maret 2013

JENIS LAPORAN, STATUS RESERVASI DAN FORMULIR YANG DIGUNAKAN DI BAGIAN RESERVASI



Jenis laporan di bagian reservasi (types of reservation report)
Langkah terakhir pada suatu proses pemesanan kamar adalah melengkapi laporan yang berkaitan dengan pemesanan kamar. Dengan adanya laporan-laporan tentang reservasi maka hotel dapat memaksimalisasi tingkat penjualan kamar dengan melalukan pengawasan yang akurat tentang room availability (Kamar yang tersedia untuk dijual) dan forecasting of potential room sales (ramalan tentang potensial penjualan kamar di masa mendatang). Seluruh departemen yang ada di hotel juga dapat menggunakan laporanlaporan reservasi ini untuk membantu manajemen dalam membuat perencanaan kebutuhan SDM pada waktu tertentu.
Beberapa laporan di bagian reservasi dibuat secara harian dan ada pula yang dibuat secara mingguan atau bulanan. Tiap-tiap hotel memiliki jenis-jenis laporan reservasi yang berbeda. Hal ini sangat tergantung pada kebutuhan management. Namun, secara umum jenis-jenis laporan tentang reservasi dapat dilihat di bawah ini.
1.     Reservation transaction report
Laporan ini berisi tentang ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun secara harian. Laporan ini memberikan ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan-perubahan reservasi dan pembatalan.
2.     Room availability report
Laporan yang memberikan informasi tentang kamar-kamar yang tersedia untuk dijual.
3.     Group status report
Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk informasi tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan yang menggunakan jaminan atau tidak menggunakan jaminan.
4.     Special arrival list
Daftar tentang tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan permintaan khusus.
5.     Turn-away report
Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak. Hal ini biasanya dilakukan bila hotel mengalami fully booked.
6.     Three days forecast report
Laporan tentang perkiraan tingkat hunian kamar untuk tiga hari yang akan datang.
7.     Reservation histories
Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi, sumber pemesanan, no-shows, overstays, dan understays pada periode tertentu.

Status reservasi
Penting bagi petugas reservasi kamar untuk mengetahui jenis status reservasi yang berlaku dihotel. Collin Dix dan Chris Bird (1992:44) dalam bukunya front office   operations, mengatakan bahwa jenis-jenis status reservasi kamar hotel sebagai berikut.
1.     6 p.m release
Status reservasi kamar ini sering didasarkan pada waktu tamu tiba  di hotel. Jika tamu tiba (check-in) sebelum batas waktu kedatangan yang ditentukan oleh hotel jam 6 sore, tamu tersebut akan mendapatkan kamar sesuai dengan pesanannya. Namun tamu hingga waktu tersebut belum tiba, maka kamar akan dijual kepada tamu lainnya. Artinya pemesanan kamar otomatis dibatalkan setelah melewati waktu tersebut.
2.     Guaranteed arrival
Status reservasi kamar ini kebalikan dari status reservasi 6 p.m release. Kalau status reservasi 6 p.m release tidak ada jaminan dari pihak pemesan. Sedangkan status reservasi guaranteed arrival adanya jaminan pembayaran dari pihak pemesan, sehingga tamu yang bersangkutan terlambat check-in atau tidak datang di hotel, maka kamar masih tersedia untuknya. Kamar bersangkutan akan dibiarkan kosong dan tidak dijual kepada siapa pun sampai dengan waktu check-out pada keesokan harinya.
3.     Take or place (t or p)
Umumnya setiap hotel sudah mempunyai tamu-tamunya yang reguler. Oleh karena itu, setiap hari pihak hotel sudah mengalokasikan kamar-kamar tertentu bagi tamu-tamu tetap, walaupun tamu tersebut belum membuat reservasi kamar sebelumnya. Jika pada saat tiba (regular guest) tidak tersedia kamar, dalam arti hotel dalam keadaan penuh, pihak hotel akan membantu atau mencari kamar di hotel lain yang setaraf dengan fasilitas di hotel kita. Biasanya ditawarkan kepada hotel yang satu kelompok(chain hotel) atau hotel yang berdekatan.
4.     VIPs and CIPs
Reservasi untuk tamu penting VIPs (very Important persons) atau tamu CIPs (commercially important persons), biasanya ditangani oleh senior reservation clerk untuk menghindari kesalahan, sehingga semua permintaannya akan ditangani dengan sebaik mungkin. Bagi kedua jenis tamu ini akan diberikan perhatian khusus atau tanda khusus pada table reservasi (reservation chart) sehingga semua petugas akan mengetahuinya.
5.     Tours and groups
Tour & group apabila jumlah orangnya minimal 15 orang. Namun, hal ini juga sangat ditentukan oleh kebijakan hotel masing-masing. Dalam menangani pemesanan kamar ini, petugas harus mengikuti prosedur khusus karena tamu group akan memesan kamar dengan jumlah banyak. Oleh karena itu, travel agents yang membawa group tersebut harus memberi deposit atau jaminan kepada pihak hotel. Tamu group sering diistilahkan dengan group inclusive tour (GIT).
6.     Commissionable bookings
Pemesanan kamar yang dibuat oleh biro perjalanan, umumnya akan diberi komisi oleh hotel kepada travel agent tersebut. Hal ini jika biro perjalanan tersebut belum ada contractual agreement sebelumnya dengan pihak hotel. Besarnya komisi yang diberikan oleh hotel terhadap agent tersebut sebesar 10% dari harga kamar. Sedangkan bagi travel agent yang sudah benefit akan diberikan harga khusus atau contract rate sehingga travel agent dapat menjual kepada tamu sesuai dengan harga kontrak. Jadi agent tersebut dengan sendirinya sudah mendapat komisi dari harga kontrak tersebut.

Formulir
Formulir yang digunakan dalam penanganan pemesanan kamar antara lain:
1.     Reservation form: formulir untuk mencatat data tentang pemesanan kamar.
2.     Reservation slip: formulir kecil yang mencatat data pemesanan kamar, kemudian ini akan disimpan pada reservation rack. Reservation slip dibedakan atas warna yang berbeda untuk menunjukkan jenis tamu, seperti:
a.     Warna putih untuk pemesan kategori tamu biasa
b.     Warna merah untuk kategori tamu VIP
c.      Warna hijau untuk kategori tamu yang datang dengan travel agent
d.     Warna biru untuk kategori tamu rombongan
3.     Group reservation form: formulir ini digunakan untuk mencatat data pemesanan kamar untuk tamu rombongan.
4.     Group cancelaltion form formulir ini digunakan untuk mencatat keterangan pembatalan pemesanan kamar untuk tamu rombongan.
5.     Room reservation cancellation/change form: formulir untuk mencatat informasi pembatalan dan perubahan pemesanan kamar