Peralatan yang digunakan untuk sistem
hotel semi otomatis
1. Front
office counter
Counter
adalah
meja panjang yang digunakan untuk menerima kedatangan tamu dan tempat menyimpan
sebagian peralatan dan perlengkapan kantor depan.
2.
Room rack/rak
status kamar
Dalam
sistem operasional hotel semi otomatis, room rack berfungsi untuk
mengetahui setiap saat status kamar. Room rack ini disusun berdasarkan
no kamar dan lantai kamar. Untuk mengetahui status kamar maka digunakan kode
warna merah untuk kamar yang occupied (dihuni), serta diberi tanda
kertas kecil (room rack slip/guest slip) yang akan diselipkan pada room
rack untuk mengetahui data tamu yang menginap. Warna kuning menunjukkan
kamar yang vacant dirty yang artinya kamar tersebut kosong dan masih
kotor sehingga belum bisa dijual, warna bening untuk kamar yang bisa dijual
atau available room. Status kamar lainnya seperti sleep out, out of
order, occupied no luggage akan diberi tanda dengan menyelipkan slip/kertas
kecil yang bertuliskan status SO(Sleep out), OOO(Out Of Order),OOS
(Out of Service), atau ONL (Occupied No Luggage).
3. Information
rack
Rak
informasi berguna untuk mengetahui nama tamu yang menginap di hotel, penyusunan
rak ini berdasarkan alpabet nama tamu. Ketika ada tamu yang check in, maka
akan dibuatkan guest slip yang diselipkan pada room rack dan information
rack. Rak ini biasanya terdapat di bagian telepon operator dan housekeeping/tata
graha.
4.
Reservation rack/rak
pemesanan kamar
Rak
pemesanan kamar berada di bagian reservasi. Rak ini adalah tempat untuk
menempatkan reservation slip. Penyusunan rak ini berdasarkan tanggal
kedatangan tamu menginap di hotel serta jenis tamu.
5.
Key and Mail rack/rak
kunci kamar dan surat
Rak
ini berfungsi untuk menyimpan kunci kamar dan pesan untuktamu. Key &
mail rack ini sudah jarang ditemukan pada hotel yang besar dan hotel yang
menggunakan sistem komputer. Hal ini dikarenakan jarang digunakannya kunci
pintu kamar manual, tetapi menggunakan kunci yang berbentuk kartu (key
card/ving card) sehingga tidak memerlukan tempat khusus untuk menyimpannya.
Begitu juga untuk penyimpanan surat atau pesan untuk tamu tidak memerlukan
tempat khusus karena setiap ada pesan/surat untuk tamu akan dihubungi ke kamar
atau diantar ke kamar.
Peralatan
yang digunakan untuk sistem hotel otomatis/komputer
1. Komputer
Di
zaman yang sudah canggih ini, penggunaan komputer sangat penting karena
komputer mempunyai kelebihan dibandingkan dengan sistem manual atau semi
otomatis. Kelebihannya antara lain data
yang ada lebih akurat, waktu penyimpanan data yang lebih lama, dan pengaksesan
data yang lebih cepat. Sistem operasional hotel computer yang digunakan banyak
jenisnya tergantung pada kebutuhan hotel, seperti contoh banyak hotel yang
menggunakan sistem Maxial, Fidelio/Micros, Hotel Pro, Realta, HIS
dsb.
2. Bill
rack
Rak
untuk menyimpan tagihan tamu beserta supporting bill (bon pendukungnya.
Rak ini disusun berdasarkan nomor kamar tamu.
3. Safe
deposit box
Safe
deposit box/kotak tempat menyimpan barang berharga
milik tamu, seperti passpor, dokumen, perhiasan, uang dll. Fasilitaspenyimpanan
ini tidak dikenakan biaya jika tamu tersebut menginap di hotel. Apabila tidak
menginap di hotel maka akan dikenakan biaya penyewaan yang besarnya tergantung
dari lamanya penyewaan safe deposit box. Safe deposit box ini terletak
tidak hanya di dekat counter Front Office, tetapi umumnya juga tersedia
di dalam kamar.
4. Paging
board
Paging
board adalah papan yang digunakan untuk mendapatkan
tamu
di sekitar lobby atau di restoran, apabila ada tamu yang mencarinya atau ada sambungan
telepon untuknya, perlengkapan pendukung paging board yaitu bel yang
berfungsi untuk menarik perhatian tamu.
5. Pigeon
Hole
Berguna
untuk menyimpan surat/memo untuk internal hotel, segala surat yang
didistribusikan ke bagian kantor depan akan disimpan di rak ini yang kemudian
akan dibaca oleh seluruh petugas kantor depan sebagai informasi terkini.
6. Telephon
Telepon
berfungsi sebagai alat komunikasi bagi seluruh staf dalamhal berkoordinasi
untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.
7. Fax
machine/mesin fax
Fax
merupakan salah satu alat komunikasi yang penting digunakan di hotel, karena
pada masa sekarang ini media/alat bisnis yang paling sering digunakan dan
relatif murah adalah dengan meggunakan mesin fax. Fax ini akan menerima salinan
surat yang dikirim oleh si pengirim persis sama dengan surat yang dibuatnya.
8. Key
drop box
Ketika
tamu tidak berada di kamarnya sebaiknya ia menitipkan kunci
kamar
di bagian reception untuk menghindari kehilangan serta diketemukannya
kunci
oleh orang lain. Key drop box ini berupa kotak yang
berada
di counter dan diberi lubang kecil untuk memasukkan kunci yang
dititipkan.
9. PABX
PABX
(Private Automatic Branch Exchange) adalah alat utama yang digunakan di
bagian operator telepon. Alat ini berupa telepon yang terdiri dari tombol-tombol
serta dilengkapi dengan head set dan pengeras suara untuk menerima
sambungan telepon masuk atau melakukan sambungan keluar hotel.
10.
Luggage trolley
Lugagge
troley digunakan oleh porter/bellboy yang berfungsi
untuk membawa barang bawaan tamu yang jumlahnya relatif banyak. Ada beberapa
macam trolley yang dikenal dengan bellhop, president, gemini.
11.
Key encoder machine
Alat
ini berguna untuk memprogram kunci kamar. Cara penggunaan alat ini dengan
memasukkan nomor kamar dan masa berlakunya kunci yang biasanya diprogram sampai
dengan tanggal keberangkatannya. Alat ini dapat membuat kunci kamar duplikat
jika tamu yang berada di kamar lebih dari satu orang. Jenis kunci yang
dipergunakannya adalah kunci yang berbentuk kartu yang juga bisa di program
beberapa kali untuk tamu yang berbeda.
12.
Credit card imprinter
Adalah
alat untuk mencetak data yang ada di kartu kredit, seperti nama tamu, nomor
kartu, dan masa berlakunya kartu. Pada era sekarang ini penggunaan alat ini
sudah jarang karena digunakannya Electronic Data Capture (EDC) machine sebagai
pengganti fungsi credit imprinter ini. Namun, alat ini digunakan jika
jalur/line EDC machine mengalami kerusakan.
13.
EDC (Electronic Data Capture)
machine
Berfungsi
untuk mencetak kartu kredit tamu, jika pembayaran yang digunakan kartu kredit.
Apabila dana yang diminta hotel disetujui oleh pihak bank, bank akan memberikan
nomor persetujuan yang akan tertera pada slip/kertas kartu kredit. Jika
bank tidak menyetujui, maka akan terlihat tulisan pada display EDC seperti expired
card/kartu sudah tidak berlaku atau do not honour yang disebabkan
tagihan kartunya melebihi batas yang ditentukan oleh bank.
Formulir
Yang di Gunakan Pada Kantor Depan
Penggunakan
formulir di bagian kantor depan hotel tidak harus sama bentuknya di hotel.
Namun, kolom atau data yang ada di dalam formulir tidak terlalu berbeda. Ada
formulir yang digunakan di hotel satu namun tidak digunakan di hotel lainnya. Dengan
kata lain penggunaan formulir tergantung kebutuhan hotel masing-masing. Formulir
yang umumnya terdapat di bagian kantor depan:
1. Registration
form
2. Guest
card
3. Meal
coupon
4. Welcome
drink card
5. Guest
slip
6. Cash
receipt
7. Reservation
form
8. Reservation
slip
9. Reservation
of confirmation letter
10.
Bellboy errand card
11.
Luggage tag
12.
Baggage claim check
13.
Parking valet card
14.
Change room or rate form
15.
Sleep out form
16.
Miscellanous form
17.
Paid out form
18.
Rebate form
19.
Bellboy control sheet
20.
Message form
21.
Safe deposit box card
22.
Guest history card
23.
Foreign exchange form
24.
VIP daily list
25.
Today expected arrival list
26.
Arrival list
27.
Guest in house list
28.
Departure list
29.
No show listCancellation list
30.
Group rooming list
31.
Courtessy call list
32.
Onward Reservation Form (for Hotel
chain)
33.
Incognito/Full Incognito Forms
34.
Fruit/Flower Requisition Form
35.
Guest Birthday Form
36.
Towels Form (for Swimming Pool)
37.
Taxi Card
Tidak ada komentar:
Posting Komentar