JENIS LAPORAN, STATUS RESERVASI DAN FORMULIR YANG DIGUNAKAN DI BAGIAN RESERVASI

Jenis laporan di bagian reservasi (types of reservation report)

Langkah terakhir pada suatu proses pemesanan kamar adalah melengkapi laporan yang berkaitan dengan pemesanan kamar. Dengan adanya laporan-laporan tentang reservasi maka hotel dapat memaksimalisasi tingkat penjualan kamar dengan melalukan pengawasan yang akurat tentang room availability (Kamar yang tersedia untuk dijual) dan forecasting of potential room sales (ramalan tentang potensial penjualan kamar di masa mendatang). Seluruh departemen yang ada di hotel juga dapat menggunakan laporanlaporan reservasi ini untuk membantu manajemen dalam membuat perencanaan kebutuhan SDM pada waktu tertentu.

Beberapa laporan di bagian reservasi dibuat secara harian dan ada pula yang dibuat secara mingguan atau bulanan. Tiap-tiap hotel memiliki jenis-jenis laporan reservasi yang berbeda. Hal ini sangat tergantung pada kebutuhan management. Namun, secara umum jenis-jenis laporan tentang reservasi dapat dilihat di bawah ini.

1.     Reservation transaction report

Laporan ini berisi tentang ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun secara harian. Laporan ini memberikan ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan-perubahan reservasi dan pembatalan.

2.     Room availability report

Laporan yang memberikan informasi tentang kamar-kamar yang tersedia untuk dijual.

3.     Group status report

Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk informasi tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan yang menggunakan jaminan atau tidak menggunakan jaminan.

4.     Special arrival list

Daftar tentang tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan permintaan khusus.

5.     Turn-away report

Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak. Hal ini biasanya dilakukan bila hotel mengalami fully booked.

6.     Three days forecast report

Laporan tentang perkiraan tingkat hunian kamar untuk tiga hari yang akan datang.

7.     Reservation histories

Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi, sumber pemesanan, no-shows, overstays, dan understays pada periode tertentu.

Status reservasi

Penting bagi petugas reservasi kamar untuk mengetahui jenis status reservasi yang berlaku dihotel. Collin Dix dan Chris Bird (1992:44) dalam bukunya front office   operations, mengatakan bahwa jenis-jenis status reservasi kamar hotel sebagai berikut.

1.     6 p.m release

Status reservasi kamar ini sering didasarkan pada waktu tamu tiba  di hotel. Jika tamu tiba (check-in) sebelum batas waktu kedatangan yang ditentukan oleh hotel jam 6 sore, tamu tersebut akan mendapatkan kamar sesuai dengan pesanannya. Namun tamu hingga waktu tersebut belum tiba, maka kamar akan dijual kepada tamu lainnya. Artinya pemesanan kamar otomatis dibatalkan setelah melewati waktu tersebut.

2.     Guaranteed arrival

Status reservasi kamar ini kebalikan dari status reservasi 6 p.m release. Kalau status reservasi 6 p.m release tidak ada jaminan dari pihak pemesan. Sedangkan status reservasi guaranteed arrival adanya jaminan pembayaran dari pihak pemesan, sehingga tamu yang bersangkutan terlambat check-in atau tidak datang di hotel, maka kamar masih tersedia untuknya. Kamar bersangkutan akan dibiarkan kosong dan tidak dijual kepada siapa pun sampai dengan waktu check-out pada keesokan harinya.

3.     Take or place (t or p)

Umumnya setiap hotel sudah mempunyai tamu-tamunya yang reguler. Oleh karena itu, setiap hari pihak hotel sudah mengalokasikan kamar-kamar tertentu bagi tamu-tamu tetap, walaupun tamu tersebut belum membuat reservasi kamar sebelumnya. Jika pada saat tiba (regular guest) tidak tersedia kamar, dalam arti hotel dalam keadaan penuh, pihak hotel akan membantu atau mencari kamar di hotel lain yang setaraf dengan fasilitas di hotel kita. Biasanya ditawarkan kepada hotel yang satu kelompok(chain hotel) atau hotel yang berdekatan.

4.     VIPs and CIPs

Reservasi untuk tamu penting VIPs (very Important persons) atau tamu CIPs (commercially important persons), biasanya ditangani oleh senior reservation clerk untuk menghindari kesalahan, sehingga semua permintaannya akan ditangani dengan sebaik mungkin. Bagi kedua jenis tamu ini akan diberikan perhatian khusus atau tanda khusus pada table reservasi (reservation chart) sehingga semua petugas akan mengetahuinya.

5.     Tours and groups

Tour & group apabila jumlah orangnya minimal 15 orang. Namun, hal ini juga sangat ditentukan oleh kebijakan hotel masing-masing. Dalam menangani pemesanan kamar ini, petugas harus mengikuti prosedur khusus karena tamu group akan memesan kamar dengan jumlah banyak. Oleh karena itu, travel agents yang membawa group tersebut harus memberi deposit atau jaminan kepada pihak hotel. Tamu group sering diistilahkan dengan group inclusive tour (GIT).

6.     Commissionable bookings

Pemesanan kamar yang dibuat oleh biro perjalanan, umumnya akan diberi komisi oleh hotel kepada travel agent tersebut. Hal ini jika biro perjalanan tersebut belum ada contractual agreement sebelumnya dengan pihak hotel. Besarnya komisi yang diberikan oleh hotel terhadap agent tersebut sebesar 10% dari harga kamar. Sedangkan bagi travel agent yang sudah benefit akan diberikan harga khusus atau contract rate sehingga travel agent dapat menjual kepada tamu sesuai dengan harga kontrak. Jadi agent tersebut dengan sendirinya sudah mendapat komisi dari harga kontrak tersebut.

Formulir

Formulir yang digunakan dalam penanganan pemesanan kamar antara lain:

1.     Reservation form: formulir untuk mencatat data tentang pemesanan kamar.

2.     Reservation slip: formulir kecil yang mencatat data pemesanan kamar, kemudian ini akan disimpan pada reservation rack. Reservation slip dibedakan atas warna yang berbeda untuk menunjukkan jenis tamu, seperti:

a.     Warna putih untuk pemesan kategori tamu biasa

b.     Warna merah untuk kategori tamu VIP

c.      Warna hijau untuk kategori tamu yang datang dengan travel agent

d.     Warna biru untuk kategori tamu rombongan

3.     Group reservation form: formulir ini digunakan untuk mencatat data pemesanan kamar untuk tamu rombongan.

4.     Group cancelaltion form formulir ini digunakan untuk mencatat keterangan pembatalan pemesanan kamar untuk tamu rombongan.

5.     Room reservation cancellation/change form: formulir untuk mencatat informasi pembatalan dan perubahan pemesanan kamar