Prosedur
untuk mencatat lokasi, tanggal, dan waktu kehilangan dan pengembalian barang:
·
staf harus diperintahkan untuk
mengembalikan barang-barang milik tamu yang tertinggal di kamar kepada
penyelia/bagian housekeeping
·
barang-barang berharga seperti kamera,
dompet, perhiasan, dokumen perjalanan dan lain-lain harus dilaporkan segera ke
bagian housekeeping
·
barang-barang berupa makanan harus
ditangani oleh petugas housekeeping
yang akan membawanya ke bagian yang bersangkutan, seperti minuman beralkohol
yang bukan milik mini bar
·
barang-barang temuan harus diberi
label yang jelas sesuai informasi mengenai: nomor kamar, tanggal dan waktu
ditemukan, ciri-ciri/isi, gambaran/identitas penemu
·
keterangan dan gambaran mengenai
barang-barang dicatat dalam ‘Buku Kehilangan dan Penemuan’
·
barang harus disimpan dengan aman
hingga dikembalikan kepada pemiliknya
·
pada sebagian besar kasus, hotel harus
berusaha menghubungi tamu jika tamu masih berada di area hotel dan
mengembalikan barang sesegera mungkin
·
barang-barang tersebut tidak boleh
dikembalikan sebelum diperoleh bukti-bukti kongkrit mengenai menemukan pemilik
yang sebenarnya. Ketika barang dikembalikan kepada pemilik atau orang yang
berhak, catatan harus dilengkapi dan ditanda tangani oleh orang yang menerima
barang.
Prosedur ini
dapat berubah sesuai dengan Standar Operasi Prosedur dari setiap perusahaan.
Daftar barang tamu yang ditemukan
1.
Berikut
ini adalah nomor yang ditulis masuk yang menyediakan referansi silang dengan
dokumen-dokumen lain.
2.
Waktu
masuk barang yang dibuat di daftar.
3.
Waktu
dan tempat barang ditemukan.
4.
Gambaran
secara fisik barang
5.
Nomor
registrasi (jika salah satu digambarkan atau dilampirkan) dan perkiraan nilai
barang
6.
Menghubungi
secara lengkap identitas penemu (juga catat apakah orang tersebut ingin
mengklaim barang jika pemilik asli tidak ditemukan).
7.
Nomor
tanda terima, dan identitas orang yang mempunyai masalah.
8.
Tempat
dimana barang itu sedang disimpan
9.
Kolom ini untuk mencatat apa yang terjadi
terjadi pada barang.
Daftar
penemuan barang harus diamankan oleh penyelia atau pihak keamanan, yang harus
diinformasikan mengenai penemuan barang apapun.
Daftar barang tamu yang hilang
(1)
Merupakan
urutan nomor masuk yang berurutan yang dapat diperiksa silang dengan dokumen
lain.
(2)
Waktu
ketika catatan dibuat.
(3)
Gambaran
fisik barang, dan perkiraan nilai.
(4)
Keterangan
lengkap tentang pemilik barang.
(5)
Keterangan
lengkap tentang penemu barang.
(6)
Waktu
kehilangan barang.
(7)
Lokasi
perkiraan kehilangan barang.
(8)
Keterangan
mengenai usaha apa saja yang telah dilakukan untuk menemukan pemilik barang.
Daftar
kehilangan barang tamu harus disimpan dengan daftar penemuan barang tamu dan
buku penerimaan barang juga disertai dengan label barang. Idealnya, barang-barang
diamankan oleh petugas penyelia atau kepala keamanan, yang mana harus selalu
diinformasikan mengenai kehilangan barang milik tamu.
Prosedur-prosedur klaim
Prosedur
berikut harus diikuti oleh seluruh staff ketika berurusan dengan klaim barang:
1.
Staff
harus memeriksa apakah barang sudah disimpan, dan pemilik harus diinformasikan
2.
Tamu
yang mengklaim barang hak milik harus menyebutkan keadaan barang yang hilang
tersebut kepada staff
3.
Jika
akan mengembalikan barang berharga:
·
penyelia
atau pihak keamanan yang sedang bertugas dihubungi untuk diberi wewenang
menyelesaikan persoalan ini
·
tamu
yang mengklaim barang diminta untuk memberi keterangan/identifikasi barang
dengan jelas
·
tamu
harus menandatangani dan memasukkan tanggal yang tepat pada daftar dan label
barang hak milik yang ditemukan, kemudian penyelia memberikan tanda tangan
sebagai yang menyetujui.
4.
Kolom
yang bertanda ‘Upaya Penyelesaian’ di dalam daftar penemuan barang kemudian
harus dilengkapi.
Setiap
saat, staf hotel dapat menerima informasi mengenai kehilangan dan penemuan
barang melalui telepon, karena tamu tidak menyadari telah kehilangan/menemukan
barang sampai mereka meninggalkan lokasi.
Meskipun
tanpa alasan untuk melapor melalui telepon, penting bahwa staf memperoleh
informasi yang tepat dari orang pertama yang menghubungi.
Pertanyaan-pertanyaan
berikut ini harus ditanyakan dengan kaitannya dengan penemuan atau kehilangan
barang milik tamu melalui telepon.
Siapa
|
Identitas
lengkap penelepon (nama, alamat, dan alamat yang dapat dihubungi)
|
Apa
|
Barang
apa yang ditanyakan, termasuk gambaran dan nomor seri barang
|
Kapan
|
Waktu
penemuan atau kehilangan barang, termasuk tanggal dan jam
|
Dimana
|
Lokasi
penemuan barang (selengkap mungkin)
|
Kenapa
|
Alasan
penelpon tidak dapat melaporkan kejadian tersebut secara langsung
|
Berapa banyak
|
Perkiraan
nilai barang yang ditemukan
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar